I denna guide ges en utförlig genomgång för hur man genomför en medarbetarenkät. Vi vill uppmuntra flera att genomföra medarbetarenkäter som är genomtänkta, väl utförda och som leder till agerbara insikter.

En medarbetarenkät kan vara ett mycket bra verktyg för att skapa nöjda och engagerade medarbetare och en bra medarbetarupplevelse.

Men det räcker inte lösa licens på ett enkätverktyg för att genomföra en riktigt bra medarbetarenkät. 

När man ska genomföra en medarbetarenkät finns det faktiskt en mängd olika saker att tänka på. I den här artikeln har vi samlat 25 tips för att lyckas med er medarbetarenkät. 

Tipsen omfattar en medarbetarenkäts fyra olika faser: förberedelser, insamling av svar, rapportering och uppföljning.

Förberedelser inför en medarbetarenkät

För en lyckad medarbetarenkät är förberedelserna en kritisk fas som lägger grunden för en framgångsrik undersökning,  från insamling av svar till utformning och genomförande av åtgärder.

Innan själva genomförandet är det väsentligt att engagera medarbetarna och skapa en atmosfär av öppenhet och delaktighet.

Högsta ledningens engagemang är avgörande, och tydlig kommunikation om syftet och användningen av resultaten bygger förtroende.

1. Förbered medarbetarna: Innan en medarbetarenkät genomförs är det av största vikt att förbereda medarbetarna på processen.

Tydlig kommunikation och information om undersökningen från organisationen skapar inte bara engagerade medarbetare, utan hjälper även till att upprätthålla en hög svarsfrekvens. Det ger medarbetarna möjlighet att delta på ett informerat och eftertänksamt sätt.

2. Högsta ledningens engagemang är avgörande: Säkerställ att företagets högsta ledning aktivt stödjer och engagerar sig i medarbetarenkäten och de förändringar som följer. Detta visar anställda att ledningen tar processen på allvar och kommer att agera på resultat.

3. Var transparent: Inför genomförande bör ni berätta syftet med undersökningen för anställda och exakt vad som kommer att hända med deras svar och hur resultaten kommer att användas så att de känner sig trygga med processen. Detta skapar förutsättningar som uppmuntrar ärlig feedback och delaktighet i att förbättra arbetsplatsen.

4. Skapa en kultur av kontinuerlig feedback: Medarbetarenkäter är ett bra verktyg men det är viktigt att inte bara förlita sig på en årliga eller löpande medarbetarundersökning. Uppmuntra till regelbunden, informell feedback och dialog mellan medarbetare och ledning, vilket skapar en kontinuerlig process för förbättring.

5. Visa att det gör skillnad: För att skapa en positiv attityd gentemot undersökningen, visa hur tidigare resultat har lett till konstruktiva förändringar och förbättringar i arbetsmiljön. Detta kan hjälpa anställda att förstå vikten av deras deltagande och att deras åsikter är värdefulla.

6. Använd oberoende aktörer: Genom att utföra medarbetarenkäten med hjälp av oberoende aktörer kan du säkerställa flera fördelar. Undersökningsföretag har erfarenhet och kompetens att garantera att svaren behandlas konfidentiellt. Dessutom säkerställs en objektiv analys av resultaten, vilket minskar börda på den interna personalen och skapar förtroende bland medarbetarna.

Att genomföra en medarbetarenkät med hjälp av en oberoende aktör har flera fördelar jämfört med att genomföra den på egen hand:

– Undersökningen genomförs av personer med erfarenhet av att utforma genomföra och analysera undersökningar.
– Det ökar svarsfrekvensen genom att medarbetarna kan vara säkra på att svaren behandlas konfidentiellt.
– Resultatet kommer att analyseras och presenteras med objektivitet.
– Undersökningen belastar inte er egen personal med extra arbete för genomförandet.
– Undersökningsföretaget kan garantera att det råder full anonymitet i undersökningen.

7. Säkerställ anonymitet: Det är helt avgörande att medarbetarnas svar i är anonyma. Försäkra anställda om att deras svar kommer att hållas konfidentiella så att de vågar dela sina ärliga åsikter. Detta främjar en öppen dialog och ökar förtroendet. Att man ska ha en öppen dialog där alla säger sin mening och lyfter problem i arbetsmiljön är ofta inte realistiskt hur gärna man än skulle önska det.

Rädsla för dålig stämning kan leda till att medarbetarna inte säger som de egentligen tycker och problem och brister kanske inte kommer upp till ytan. Se därför till att er medarbetarenkäten genomförs anonymt så att medarbetarna vågar ta upp saker som de känner att är känsliga för dem.

8. Belöna deltagande: För att öka svarsfrekvensen och uppmuntra medarbetarna att aktivt delta, överväg att inkludera någon form av incitament eller belöning om ni når upp till riktgt hög svarsfrekvens. Det är viktigt att belöningen tillfaller alla och inte blir personlig.

9. Se till att er medarbetarenkät har relevanta frågor: Även om enkäten utgår från en frågemall eller liknande så bör ni kolla så att frågorna är relevanta för er verksamhet och anpassa enkäten vid behov. Kanske behöver vissa personalgrupper få någon fråga som inte är relevant för andra eller behöver ordet chef bytas ut till arbetsledare för att passa er riktigt bra.

 

Insamling av svar i medarbetarenkäter

En kort medarbetarenkät som genomförs ofta brukar kallas för pulsmätning. Det är en metod som ger snabb feedback och gör att man snabbt kan upptäcka eventuella problem som medarbetarna upplever.

Men med en så kort medarbetarenkät som krävs för att genomföra undersökningen flera gånger per år kan man inte gå på djupet. Detta gör att blir svårt att få en helhetsbild av arbetsmiljöns olika delar, något som man kan få med en mer omfattande medarbetarenkät.

Ofta kan en kombination av en större medarbetarenkät och kortare uppföljande pulsmätningar vara en riktigt bra lösning för att få både en helhetsbild och en snabb uppföljning.

Att göra en digital medarbetarenkät som skickas ut via e-post är en smidig och effektiv metod som ofta resulterar i hög svarsfrekvens. När vi skickar ut medarbetarenkäter via e-post kan vi enkelt hantera påminnelser och vi brukar nå en svarsfrekvens på 80-100 %.

10. Anpassa eller erbjud fler insamlingsmetoder: Med tanke på olika arbetsmiljöer och tekniska förutsättningar hos medarbetarna är det viktigt att erbjuda varierade insamlingsmetoder för att samla in svar.

Digitala medarbetarenkäter via e-post är smidiga och kan ge hög svarsfrekvens. Men man ibland kan andra tillvägagångssätt behöva användas.

11. Kvalitetskontroll och datasekretess: När man samlar in data från medarbetare är det viktig att prioritera kvalitetskontroll och datasekretess. Alla insamlade svar och personuppgifter bör skyddas med adekvata säkerhetsåtgärder.

12. Felsökningshjälp och kontakter: Det är viktigt att vara redo att erbjuda tekniskt stöd när man genomför en digital medarbetarenkät. Om en medarbetare stöter på problem när de försöker fylla i enkäten, bör de snabbt kunna kontakta en supportfunktion. Genom att erbjuda snabbt och effektivt tekniskt stöd minskar man risken för frustration och ökar sannolikheten för en hög svarsfrekvens.

13. Se till att ha en mobilanpassad enkät: En mobilvänlig enkät bör ha responsiv design, vilket innebär att texter, bilder och knappar automatiskt anpassar sig efter skärmens storlek. Detta förbättrar användarupplevelsen och ser till att medarbetarna kan fylla i enkäten smidigt oavsett vilken enhet de använder.

14. Gör det möjligt att återuppta där man slutade: Livet kan vara oförutsägbart och det kan hända att någon avbryter sitt svarande. Därför bör enkätverktyget erbjuda en funktion där medarbetaren kan återuppta sitt svarande där de slutade, utan att behöva börja om från början. Genom att erbjuda denna funktion visar man respekt för medarbetarnas tid och ansträngning, samtidigt som det minskar risken för ofullständiga svar.

15. Använd bakgrundsdata: För att dra full nytta av de insamlade svaren kan det vara fördelaktigt att koppla bakgrundsdata till varje enskild medarbetare. Genom att göra detta kan man säkerställa att svaren kopplas till korrekt avdelning, yrkesgrupp eller chef. Detta möjliggör en mer nyanserad analys där man kan identifiera särskilda problemområden eller insikter baserade på specifika grupper inom organisationen. Dock bör detta göras med stor hänsyn till datasekretess och integritet.

 

Analys och rapportering av medarbetarenkäten

För att ge vägledning för utvecklingsarbetet är det avgörande hur resultatet analyseras och presenteras. Genom att säkerställa att undersökningens resultat är tydliga och handlingsbara, rapportera på rätt nivå i organisationen, tillhandahålla pedagogiska rapporter och utvärdera tidigare resultat, kan du skapa en ram för att driva kontinuerlig förbättring och främja en positiv arbetsmiljö.

16. Se till att undersökningens resultat är tydliga och agerbara: Resultaten från medarbetaruenkäten bör vara så tydliga att de kan ligga till grund för konkreta åtgärdsplaner. Undvik vaga eller tvetydiga frågor som inte ger klara riktlinjer för förbättring. Glöm inte att fördjupa er i öppna svar och motiveringar.

17. Redovisning av resultatet på rätt nivå i er organisation: Nedbrytningar och jämförelser på organisatoriska nivåer bör inkluderas för att identifiera problemområden.

18. Identifiera drivkrafterna till nöjdhet och engagemang:
För att få fram vilka områden som man bör vidareutveckla så behöver man veta i vilken utsträckning de påverkar medarbetarnas totala nöjdhet och /eller engagemang. En faktor som får ett relativt lågt betyg behöver ju tex. inte ha stor effekt som en annan faktor med lika lågt eller med högre betyg. För att kunna göra denna typ av analyser måste en medarbetarenkät ha en viss struktur med beroende och oberoende variabler (frågor).

19. Pedagogiska rapporter: Se till att rapporterna är användarvänliga och lätta att utläsa resultatet från både då det gäller aktuellt resultat och utveckling över tid. valet av diagram, färgsättning, storlek på texter, om fokus ligger på medelvärden eller på procent som svarat olika betyg påverkar hur lättläst rapporten blir.

20. Jämför med tidigare resultat: Analysera resultaten över tid för att bedöma utvecklingen och fokusera på interna förbättringar snarare än jämförelser med andra organisationer. Det är på detta sätt man kan se om de förbättringar man gör har någon effekt för medarbetarna. Foksusera inte på betygsnivåer i sig utan mer på er utveckling över tid.

 

Uppföljning av medarbetarenkäter

Uppföljning och utformning av handlingsplaner efter en medarbetarundersökning är en kritisk fas i att skapa en bättre arbetsmiljö och öka medarbetarnas engagemang.

21. Arbeta strukturerat med åtgärdsplaner: Etablera en strukturerad process för att kontinuerligt utvärdera effekterna av genomförda förändringar och anpassa strategin vid behov för att säkerställa långsiktig framgång och anpassning till medarbetarnas behov.

22. Kommunicera resultat och framgångar: Dela inte bara resultaten, utan också de positiva effekterna som följer efter att ha implementerat idéer från medarbetarna. Det skapar engagemang för framtida undersökningar. Våga erkänna problem och vara engagerad i att lösa dem. Det är nödvändigt för att driva positiv förändring.

23. Involvera er medarbetare: Låt de anställda vara en aktiv del av förändringsprocessen genom att inkludera dem i planering och beslutsfattande. Ni kan tex. utse personalkommittéer som representerar olika delar av organisationen. Deras feedback och insikter kommer att vara värdefulla vid beslut om förändringar.

24. Tillämpa resultaten omedelbart: Det räcker inte bara att samla data; du måste agera på den. Sätt igång direkt för att visa att du tar resultaten på allvar. börja med något som är enkelt att ta tag i och få en quick winn så att förändingsarbetet kommer igång.

25. Följ upp med fler undersökningar: Efter att du har genomfört förändringar, är det viktigt att mäta deras effekt på nytt. Detta ger dig insikter om huruvida de anställda upplever en förbättring. Kombinera gärna en större medarbetarenkät med kort pulsmätningar som uppföljningar mellan de större mätningarna.

Summering

Sammanfattningsvis så kräves det noggranna förberedelser för att framgångsrikt genomföra och utnyttja medarbetarenkät. Det är av yttersta vikt att engagera både medarbetare och högsta ledning. Transparens, välutformade och relevanta frågor samt anonymitet är kritiska aspekter när medarbetarundersökningar genomförs. Vid insamling av svar är datasekretess, mobilanpassning och användarvänlighet avgörande. Rapporter ska vara tydliga, visa på er utveckling över tid och ge sinsikter som är agerbara.

Slutligen, vid uppföljning och skapande av handlingsplaner bör ni ha en tydlig process som är lätt att följa för era ledare. Sträva after att snabbt gå vidare med åtgärder så att inte resultatet blir liggande. Involver era medarbetare involveras och planera för kontinuerliga uppföljningar för att säkerställa en positiv utveckling och engagemang inom organisationen.

Vill ni ha experthjälp att göra en medarbetarenkät?

 

 

Relaterade tjänster från Next:

Medarbetarundersökning
Pulsmätningar